Każdego dnia miliony pracowników na całym świecie udają się w podróż służbową. W końcu biznes polega na kontaktach z ludźmi i udawanie się na spotkania, czasem w bardzo odległe miejsca na globie, jest koniecznością. Jak na razie żadna wideokonferencja realizowana przez Sieć nie jest w stanie zastąpić zwykłego uścisku dłoni. Za pomocą Internetu nie można podpisać osobiście ważnych kontraktów, którym często nadaje się odpowiednią oprawę w postaci bankietów okolicznościowych lub innych atrakcji. Przez Internet nie da się także prowadzić niektórych negocjacji, ani na żywo zaprezentować wymagających produktów.
Praca na niektórych stanowiskach polega na ciągłym byciu w drodze. Szczególnie pracownicy działów handlowych podróżują nieustannie. Bardzo często ich kalendarz wyjazdów służbowych wypełniony jest na trzy, cztery miesiące do przodu. Takich pracowników w firmie może być kilku, a nawet kilkunastu, i sama obsługa ich delegacji pochłania sporo czasu. Znane są nawet przykłady, że podróżujących handlowców jest kilkudziesięciu. Czy jest sposób na sprawną obsługę tak dużej liczby podróży służbowych?
Kto powinien zająć się organizacją wyjazdu?
Ciągle jeszcze kierownictwo niemal połowy firm zrzuca odpowiedzialność za zorganizowanie wyjazdu na pracownika, który musi udać się w delegację. To on samodzielnie kupuje sobie bilety i rezerwuje hotele. Mniej więcej jedna trzecia firm zatrudnia osobę, która zajmuje się szeroko pojętym zarządzaniem delegacjami, ale zwykle nie jest to jej jedyne zajęcie w danej firmie.
Tylko co czwarta firma ma pracownika, który zajmuje się wyłącznie obsługą delegacji. Trzeba przyznać, że stanowisko travel manager nie jest jeszcze tak popularne w Polsce, bo w końcu są to też dodatkowe koszty dla pracodawcy.
Wszędzie kładzie się ogromny nacisk na oszczędności i optymalizację kosztów. Jednak łatwo sobie wyobrazić, jak bardzo można w ten sposób odciążyć pracowników, którzy częściej bywają poza firmą niż w biurze.
Travel manager, dokonując rezerwacji biletów czy hoteli, może to robić systematycznie, wyszukując korzystne oferty, co bardzo często pozwala na zaoszczędzenie sporych kwot pieniędzy. Bardzo szybko okazuje się, że koszty utrzymania pracownika odpowiedzialnego za organizację podróży zwracają się z nawiązką. Zatrudnienie travel managera nie jest jedynym rozwiązaniem, które może zmniejszyć koszty ponoszone z tytułu delegacji.
Organizacja delegacji służbowych, czyli skorzystaj z outsourcingu
Zdecydowanie się na kompleksową, zewnętrzną obsługę podróży służbowych to świetne rozwiązanie dla każdej firmy. Nie trzeba tworzyć nowego stanowiska pracy, a także można zmniejszyć ilość obowiązków osób, które do tej pory musiały same sobie organizować przejazdy, noclegi, rezerwacje samochodów. Dzięki oddaniu tych obowiązków w ręce profesjonalistów, bardzo często już w pierwszym miesiącu można zauważyć znaczący spadek kosztów związanych z obsługą delegacji.
Firma zewnętrzna zwykle korzysta z wielu rabatów, które wypracowała sobie wcześniej. Wie doskonale, gdzie i którymi liniami lata się najlepiej. Korzysta ze sprawdzonych hoteli czy pensjonatów. Zwykle posiada gwarancje ubezpieczeniowe, co dodatkowo podnosi atrakcyjność korzystania z jej usług. Specjalistów od tego typu zadań znajdziesz chociażby na www.wyjazdydlafirm.pl.
Dzięki współpracy nie tylko można wiele zaoszczędzić, ale także nie ma problemu z udokumentowaniem kosztów, bo firmy zajmujące się obsługą delegacji dostarczają bez problemu faktury zgodne z wymogami rachunkowości, a to nie zawsze ma miejsce, gdy pracownik sam gromadzi dokumentację.
