W jaki sposób należy przechowywać ważne dokumenty firmowe?


dokumenty

Prowadzenie firmy to nie lada wyzwanie. Oprócz oczywistych kwestii takich jak zatrudnienie pracowników, odpowiednie wyposażenie biura, dobry kontakt z klientem, każdy przedsiębiorca powinien zadbać o odpowiednie przechowywanie ważnych dokumentów.

Co przechowywać?

Do prawidłowego działania firmy niezbędna jest dokumentacja. W archiwum przedsiębiorstwa powinny znaleźć się: potwierdzenia sprzedaży, zakupów oraz inne dowody księgowe, rejestry VAT i podatkowe księgi przychodów i rozchodów. Dokumenty księgowe są ważne, szczególnie podczas kontroli urzędu skarbowego.

Jak długo archiwizować dokumenty?

Zasady te są określone ustawą. Czas przechowywania dokumentów liczony jest w pełnych latach. W zależności od rodzaju pism okres ten jest różny. Przykładowo księgi rachunkowe i inne pisma związane z tym działem, należy archiwizować przez 5 lat, dokumenty reklamacyjne jedynie przez rok od rozliczenia. Jeśli w tym czasie firma zostanie zlikwidowana, pieczę nad drukami przejmuje wyznaczona osoba.

W jaki sposób?

Dokumenty powinny być przechowywane w siedzibie przedsiębiorstwa w oryginalnej postaci. Bardzo ważną kwestią jest również ich odpowiednia segregacja. Muszą być ułożone w odpowiednim porządku. Dokładny opis i archiwizacja według daty pomogą w przyszłości odnaleźć potrzebne zapisy. Konieczne jest także dobre zabezpieczenie pism tak, aby nie uległy zniszczeniu lub zgubieniu.

Archiwizacja cyfrowa

W związku z rozwojem nowych technologii bardzo często korzysta się z cyfrowych nośników danych. Istnieją jednak pewne ograniczenia. Zabronione jest przechowywanie dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości. Przy archiwizacji cyfrowej konieczne jest tworzenie kopii zapasowych oraz wykorzystanie oprogramowania, które będzie chroniło wszystkie dane.

Przechowywanie dokumentów w firmie to bardzo istotna kwestia należy przy tym pamiętać o wielu aspektach, tak aby wszystkie pisma były odpowiednio zabezpieczone.

What's Your Reaction?

Cry Cry
0
Cry
Cute Cute
0
Cute
Damn Damn
0
Damn
Dislike Dislike
0
Dislike
Like Like
0
Like
Lol Lol
0
Lol
Love Love
0
Love
Win Win
0
Win
WTF WTF
0
WTF

W jaki sposób należy przechowywać ważne dokumenty firmowe?

log in

Become a part of our community!

reset password

Back to
log in