We współczesnym świecie coraz więcej spraw biznesowych załatwia się on-line. E-mail stał się kanałem zarówno komunikacji zewnętrznej, jak i wewnętrznej. Każdego dnia nasze skrzynki firmowe pękają w szwach od nadmiaru wiadomości – przeczytanie każdej z nich, a następnie udzielenie błyskawicznej  odpowiedzi często graniczy z cudem i wymaga od nas ogromnego zaangażowania. Dzięki sprawnej organizacji gwałtownie napływających informacji, jesteśmy w stanie zaoszczędzić wiele cennego czasu, nerwów i stresu.
Jeżeli macie problem z odnalezieniem się w stercie zalegających  wiadomości, to skorzystajcie z kilku przedstawionych poniżej porad dotyczących umiejętnego panowania nad korespondencją.

1. Porządkowanie wiadomości – etykiety

Jedną z wielu funkcji jakie oferuje mechanizm pocztowy Gmaila są tzw. etykiety, które pozwalają na stworzenie specjalnych opisów np. kategorii, do których później możemy przypisywać nasze wiadomości e-mail. Dzięki możliwości dodania atrybutów takich jak kolor, w bardzo prosty sposób możemy odróżnić wiadomości od siebie. Jest to najlepsza metoda na sprawne segregowanie swojej poczty. Przydaje się w szczególności kiedy łączymy swoją prywatną skrzynkę ze służbową.

2. Filtry

W przypadku bardzo aktywnego korzystania z konta pocztowego, utrzymanie ładu i porządku nie jest zbyt łatwe. Dostępna w pakiecie G Suite aplikacja Gmail oferuje na szczęście rozwiązanie, które pozwala na automatyzację procesu uporządkowywania wiadomości. Jak sama nazwa wskazuje filtry umożliwiają odfiltrowanie konkretnych informacji. Posiadają również bardzo ciekawe funkcje takie jak: automatyczne oznaczanie wiadomości etykietami, pomijanie skrzynki odbiorczej dla określonych wiadomości, czy oznaczanie ich gwiazdką.

3. Inbox zero czyli jak zapanować nad e-mailem

W najprostszym znaczeniu tego słowa jest to zarządzanie bieżącą pocztą w taki sposób, aby nie było w niej zagospodarowanych wiadomości. Z każdym mailem możemy wykonać szereg czynności, takich jak odłożenie na później, przypięcie, oznaczenie jako „gotowe”, a nawet przypomnienie o tym, żeby na danego maila odpisać. Czysta wygoda!  To czyszczenie maili jest jedną z najlepszych opcji aplikacji, ponieważ pozwala nam na stosowanie polityki „zero” czy „clear” – skrzynka pocztowa ma być przejrzysta dla użytkowników.

4. Zrezygnuj z subskrypcji

Każdy z nas bardzo często dostaje na pocztę niechciane wiadomości e-mail. Większość z nich pochodzi z serwisów, w których się rejestrujemy, a także z różnego rodzaju portali społecznościowych. Najczęściej są to newslettery z nowościami oraz ofertami reklamowymi. Na szczęście z łatwością można zrezygnować z otrzymywania tego typu korespondencji. Od teraz większość wiadomości z powiadomieniami czy nowościami będzie zawierać obok adresata odnośnik „Anuluj subskrypcję”.

5. Filtry antyspamowe

Oprócz zwykłych filtrów, które pozwalają utrzymać porządek w skrzynce Gmail, pakiet G Suite dla firm oferuje prawdopodobnie najlepsze na rynku filtry antyspamowe. Odpowiednia konfiguracja pozwala zachować porządek i przejrzystość w skrzynce odbiorczej, gdzie znajdować się będą tylko i wyłącznie najważniejsze maile od zaufanych nadawców.

Podsumowując, utrzymanie idealnego porządku w skrzynce mailowej to nie lada wyzwanie. Dzięki odpowiedniej segregacji wiadomości możemy cieszyć się perfekcyjnym ładem, na dotychczas nieustannie zaśmiecanej poczcie. Wystarczy zastosować się do kilku przedstawionych przeze mnie wskazówek, aby znacznie ułatwić sobie organizację pracy i zaoszczędzić swój cenny czas. Skorzystanie z tego typu rozwiązania z pewnością  usatysfakcjonuje każdego użytkownika poczty Gmail.