Podjęcie decyzji o wdrożeniu systemu CRM w firmie to ważny krok, ale równie istotny jest wybór właściwego oprogramowania. Skorzystać z wersji darmowej czy płatnej? Jeśli Twoja firma prężnie się rozwija, nie możesz pozwolić sobie na dezorganizację spowodowaną nieprzemyślanymi zmianami. Wybór narzędzia, które nic nie kosztuje jest kuszący, ale co jeśli okaże się katastrofalny w skutkach?

Bezpłatne wersje systemów CRM

Wybór idealnego, dostosowanego do naszych potrzeb systemu to jedna z trudniejszych decyzji. Bezpłatnych wersji CRM i oferowanych funkcjonalności jest wiele, ale obawa przed problemami związanymi z niekompletnymi licencjami może wywołać mętlik w głowie. Jeśli zastanawiasz się nad darmowym rozwiązaniem dla swojej firmy, pomożemy Ci w wyborze – w tym wpisie omówimy kilka najpopularniejszych narzędzi, a także pokażemy ich wady i zalety.

Jeżeli nie masz doświadczenia w używaniu systemów wspomagających budowanie relacji z klientami, a Twój biznes jeszcze nie ma rozbudowanej struktury, możesz na próbę wdrożyć bezpłatne narzędzie, które nauczy Cię podstaw efektywnego zarządzania poprzez CRM  i obsługi najważniejszychjego funkcji. Poznasz m.in. takie narzędzia jak: baza klientów, eksport i import danych czy zarządzanie ogłoszeniami. Bezpłatne systemy najczęściej są proste w obsłudze i przyjazne użytkownikom, którzy w oprogramowaniu tego typu stawiają swoje pierwsze kroki.

Zwróć jednak uwagę, że wiele „darmowych” narzędzi składa się z podstawowych funkcji i… wielu widoków, do których dostęp należy wykupić. Jak działają twórcy takich systemów CRM? Gdzie tkwi haczyk? Zanim zdecydujesz się na pierwsze lepsze znalezione oprogramowanie, dowiedz się dokładnie, co faktycznie oferuje i co możesz stracić.

OpenCRX

Pierwsza alternatywa dla płatnych systemów CRM to OpenCRX, który stworzony został z jako opensource – jego kod źródłowy i API są bezpłatne i otwarte, dzięki czemu każdy może zaangażować się w rozwój oprogramowania. Takie rozwiązanie niewątpliwie ma wiele zalet, choć z drugiej strony nie jest idealne. Pomimo szczegółowej dokumentacji, coraz więcej nowych funkcjonalności dopisywanych jest przez różnych użytkowników i różne style czy wizje twórców spowodowały, że interfejs aplikacji stał się niezbyt przyjazny dla odbiorców.

Co więcej, OpenCRX coraz mocniej kieruje się w stronę oprogramowania ERP, przez co zawęża się liczba firm, do których ten system będzie pasował. Brak też profesjonalnego, dokładnego tłumaczenia aplikacji na język polski – do jego obsługi wymagana jest zatem więcej niż komunikatywna znajomość języka angielskiego.

SugarCRM

Autorzy oprogramowania oferują wersję płatną, przed której zakupem można skorzystać z wersji trial, pozwalającej na poznanie wszystkich funkcjonalności programu. Community Edition, czyli bezpłatna, ale nierozwijana wersja systemu, dostępna jest również w języku polskim. Udostępnia łączenie paneli systemu oraz generowanie podpaneli. Wersja trial zawiera również wyszukiwarkę, a także import i eksport danych klientów.

Wśród wad SugarCRM najbardziej uciążliwe bywa nie zawsze poprawne działanie w niektórych przeglądarkach i wiele nieaktualnych funkcji. Dzieje się tak, ponieważ ten CRM jest technologicznie dość przestarzały.

SuiteCRM

SuiteCRM powstało stosunkowo niedawno i stworzono je na bazie oprogramowania SugarCRM. Podstawowy system został rozbudowany o dodatkowe możliwości, takie jak na przykład zgłaszanie problemów klientów, połączenie z Google Maps czy zarządzanie projektami. Choć większość funkcji jest wciąż rozwijana, na chwilę obecną możliwości SuiteCRM nadal odbiegają od tego, co oferuje płatne oprogramowanie.

VTiger

Następna propozycja to oprogramowanie, które umożliwia integrację z innymi aplikacjami, takimi jak np. narzędzia Microsoft Office, Outlook czy Mozilla Thunderbird. Co prawda takie możliwości to nic nowego dla użytkowników płatnych systemów CRM, ale wśród wersji darmowych to właśnie to różni system VTiger od konkurencji.

Zaskoczeniem może być pierwszy kontakt z systemem, który… wygląda niemal identycznie jak SugarCRM! Choć program posiada bardziej przyjemny dla użytkownika interfejs, tu również występuje problem z nie zawsze poprawnym działaniem na wielu przeglądarkach.

VTiger jest używany w dużej mierze ze względu na wygodę, choć tak jak w przypadku SugarCRM nie należy do najnowszych technologii. Biorąc pod uwagę ostatnie zmiany w ustawach o ochronie danych osobowych, warto przyjrzeć się nowszym, aktualnym i bezpieczniejszym rozwiązaniom.

Fat Free CRM

Choć Fat Free CRM nie należy do rozbudowanych narzędzi, cenione jest za swoją prostotę i poprawność działania. Brak zaawansowanych funkcji i ograniczone możliwości customizacji sprawiają, że system znalazł swoje zastosowanie raczej w niewielkich przedsiębiorstwach, niż dużych firmach. Twórcy oprogramowania nie oferują wsparcia działu technicznego. Kolejnym minusem jest brak polskiej wersji językowej.

Darmowy system CRM – podsumowanie

Czy warto pokusić się o wdrożenie darmowego systemu CRM? Jak widzisz, oprócz korzyści finansowych, ciężko jest się doszukać innych zalet takiego rozwiązania. Możesz je potraktować jako test i eksperyment, zwłaszcza wśród pracowników Twojej firmy – w końcu to oni w swojej codziennej pracy mieliby wykorzystywać pełne, płatne wersje systemów CRM. Zachowaj jednak szczególną ostrożność w kwestii ochrony danych osobowych, ponieważ nie każdy darmowy program może odpowiadać aktualnym przepisom.

Jeśli wypróbowanie darmowego oprogramowania przekona Cię do zakupu wersji płatnej pamiętaj, że wybór odpowiedniego systemu CRM powinien być dokładnie przemyślaną decyzją. Standardowe CRM-y to potężne narzędzia, przez co nie wszystkie pasują do każdej firmy – aby wybrać aplikacje z przydatnymi funkcjami, warto najpierw przeprowadzić solidną analizę potrzeb.

Rozwiązania płatne wyróżniają się nie tylko większymi możliwościami, ale też dynamicznym rozwojem, częstymi aktualizacjami i coraz nowszymi, lepszymi wersjami. W codziennym użytkowaniu nowego oprogramowania istotne jest też wsparcie techniczne oferowane przez twórców aplikacji oraz szkolenia dla pracowników. Płatne CRM-y to większe możliwości już od samego początku – istnieje wiele firm, które zajmują się ich kompleksową obsługą i wsparciem dla przedsiębiorców, jak na przykład Craftware, który wdraża i customizuje Salesforce.